1. Kdo obdeluje podatke?
Tavel je programska storitev za komunikacijo turističnih nastanitev z gosti. Ponudnik platforme: Infotrend d.o.o., Cesta na Log 11, 1357 Notranje Gorice, Slovenija. Kontakt za vprašanja glede zasebnosti: info@infotrend.si. Telefon: +386 69 763 552.
Posamezna nastanitev praviloma določa namen in način komunikacije z gosti ter deluje kot upravljavec podatkov. Ponudnik Tavela za te namene praviloma deluje kot pogodbeni obdelovalec, odvisno od pogodbenega razmerja. Za lastne namene, kot so obravnava neposrednih povpraševanj in zagotavljanje varnosti platforme, Infotrend d.o.o. nastopa kot upravljavec. Za podatke gostov, ki jih obdeluje po navodilih nastanitve, je kontaktna točka tudi konkretna nastanitev.
2. Katere podatke obdelujemo?
- WhatsApp telefonsko številko in podatke, potrebne za usmerjanje sporočil;
- vsebino prejetih in poslanih sporočil ter povezano zgodovino pogovorov;
- AI predloge odgovorov, status dostave in tehnične identifikatorje sporočil;
- podatke o nastanitvi in, kadar je integracija omogočena, podatke o rezervaciji, datumu prihoda ter razpoložljivosti;
- tehnične dogodke, napake, dnevniške zapise in podatke, potrebne za varnost in delovanje storitve.
3. Za kaj podatke uporabljamo?
Za sprejem in usmerjanje sporočil, pripravo odgovorov na vprašanja gostov, preverjanje podatkov o nastanitvi in rezervacijah, pripravo sporočil pred prihodom, omogočanje pregleda osebju, beleženje dostave ter zagotavljanje varnosti in diagnostike. Tavel ne ustvarja, spreminja ali odpoveduje rezervacij. V preglednem načinu AI pripravi predlog, vendar ga gostu ne pošlje samodejno.
Pravne podlage so odvisne od namena obdelave:
- Obravnava povpraševanj in pomoč pri bivanju: izvajanje pogodbe ali ukrepi na vašo zahtevo pred njeno sklenitvijo, kadar je obdelava za to potrebna.
- Varnost in zanesljivost storitve: zakoniti interes za preprečevanje zlorab, odpravljanje napak in zaščito komunikacije, ob upoštevanju vaših pravic in pričakovanj.
- Izpolnjevanje zakonskih zahtev: pravna obveznost, kadar hrambo ali posredovanje podatkov določa predpis.
- Izbirna promocijska sporočila: privolitev, kadar je zahtevana, oziroma druga dopustna pravna podlaga po veljavnih pravilih. Privolitev lahko prekličete; promocijskim sporočilom lahko tudi ugovarjate.
Sama komunikacija prek WhatsAppa ne pomeni splošne privolitve za trženje. Infotrend kot obdelovalec podatke gostov obdeluje po navodilih nastanitve, ki določa ustrezno pravno podlago.
4. Komu se podatki posredujejo?
Za izvajanje storitve lahko sodelujejo Meta (WhatsApp Cloud API), ponudnik umetne inteligence OpenAI, ponudnik informacij o rezervacijah Bentral, izvajalec gostovanja in pooblaščeno osebje nastanitve. Če se uporablja drug ponudnik sporočanja, npr. WATI, se ta navede v obvestilu konkretne nastanitve. Dostopi morajo biti omejeni na pooblaščene osebe in posamezno nastanitev.
Prenosi izven Evropskega gospodarskega prostora (EGP): uporaba zunanjih ponudnikov, zlasti komunikacijskih in AI storitev, lahko vključuje obdelavo izven EGP. Za tak prenos je potrebna ustrezna podlaga po pravilih varstva osebnih podatkov, na primer veljavna odločba o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule z dodatnimi ukrepi, kadar so potrebni. Konkretni prejemniki in uporabljeni zaščitni ukrepi so odvisni od storitev, omogočenih za posamezno nastanitev. Informacije o prenosih in kopijo oziroma pojasnilo ustreznih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na info@infotrend.si.
5. Koliko časa hranimo podatke?
Spomin pogovora se v osnovni konfiguraciji podaljšuje za 30 dni od zadnje aktivnosti. Veljavna rezervacija lahko obdobje podaljša. To ni splošni rok za vse podatke: pogovori, rezervacije, dostave, dnevniki in varnostne kopije imajo lahko različna obdobja hrambe.
Merila hrambe po vrsti podatkov:
- Spomin pogovora: privzeto 30 dni od zadnje aktivnosti. Novo sporočilo obdobje podaljša. Povezana veljavna rezervacija lahko hrambo podaljša zaradi komunikacije ob prihodu in bivanju.
- Podatki o rezervacijah: trajanje je vezano na izvedbo bivanja, potrebno podporo gostu in obveznosti nastanitve. Hramba izvirne rezervacije v rezervacijskem sistemu je ločena od hrambe kopije, uporabljene v Tavelu.
- Zgodovina sporočil, AI predlogi in podatki o dostavi: trajanje je odvisno od obravnave konkretnega pogovora, izvedbe ali preverjanja pošiljanja ter reševanja povezanih napak oziroma zahtevkov. Ti zapisi niso nujno izbrisani hkrati s spominom pogovora.
- Tehnični in varnostni dnevniki: upoštevajo se potreba po diagnostiki, obdobje preiskave morebitnega incidenta in zavarovanje pravnih zahtevkov. Vsebina, ki za te namene ni več potrebna, ni namenjena nadaljnji hrambi.
- Zahteve za uveljavljanje pravic: upoštevajo se zaključek obravnave, dokazovanje izpolnitve zahteve in morebitni povezani pravni postopki.
- Varnostne kopije, kadar so vzpostavljene: odstranitev podatkov je vezana tudi na cikel zamenjave posamezne kopije. Izbris iz aktivnega sistema zato ne pomeni nujno takojšnje odstranitve iz vseh kopij.
Daljša hramba je lahko potrebna zaradi konkretne zakonske obveznosti ali uveljavljanja, izvajanja oziroma obrambe pravnih zahtevkov. Rokov drugih ponudnikov ne določa ta politika. Za podrobnosti o roku ali merilih za vaš konkretni pogovor in nastanitev pišite na info@infotrend.si. Tavelov 30-dnevni spomin ne pomeni splošnega 30-dnevnega roka za vse zbirke in ponudnike.
6. Varnost in avtomatizacija
Uporabljamo ločevanje podatkov po nastanitvah, preverjanje pristnosti spletnih zahtev, omejevanje dostopov, tehnične zapise ter zaščite pred ponavljajočim pošiljanjem. Pred uporabo modela so nekateri osebni podatki delno maskirani; prostega besedila ni mogoče obravnavati kot popolnoma anonimiziranega.
Odgovori, ki jih pripravi AI, so informativni. Sistem ne sprejema avtomatiziranih odločitev o sklenitvi ali odpovedi rezervacij.
7. Vaše pravice
Glede na okoliščine lahko zahtevate dostop, popravek, izbris, omejitev obdelave, prenosljivost podatkov ali ugovarjate obdelavi. Zahtevo lahko pošljete neposredno nastanitvi ali prek kontaktne poti, navedene spodaj. Zahtevo lahko posredujemo pristojnemu upravljavcu; pred obdelavo bomo lahko preverili identiteto.
Več o postopku je na strani za izbris podatkov. Prav tako imate pravico do pritožbe pri pristojnem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov.
8. Spremembe politike
Besedilo se lahko spremeni zaradi razvoja storitve ali sprememb obdelave. Na tej strani bomo objavili veljavno različico in datum zadnje posodobitve.